Assistenz der Geschäftsführung / Executive Assistant (m/w/d)
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Skills
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About the role
Deine Mission
Als Vertrauensperson des CEO hältst Du ihm den Rücken frei: Du steuerst seinen Kalender, filterst Anfragen und sorgst am Hauptsitz in Bad Bentheim für Struktur, auch wenn er unterwegs ist.Deine Aufgaben
- Eigenverantwortliche Führung des CEO-Kalenders inklusive Priorisierung von Anfragen und konsequenter Freihaltung von Fokuszeiten
- Filterung und Vorqualifizierung von Anfragen, Anrufen und Terminwünschen interner und externer Stellen
- Vorbereitung von Terminen und Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Kurzbriefings
- Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Board-, Gesellschafter- und Managementsitzungen inklusive Protokollführung
- Nachhalten von Beschlüssen, Zusagen und Wiedervorlagen gegenüber der Führungsebene
- Komplette Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung
- Empfang und Betreuung von Gästen, Investoren und Geschäftspartnern am Hauptsitz
- Allgemeine Sekretariats- und Korrespondenzaufgaben, vertrauliche Ablage und Dokumentenverwaltung
- Verantwortung für Office-Organisation, Firmenveranstaltungen und organisatorisches Onboarding am Hauptsitz
Das bringst Du mit
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Weiterbildung (z. B. Geprüfte/r Management-Assistent/in, Fremdsprachenkorrespondent/in) oder vergleichbare Qualifikation
- Fundierte, mehrjährige Erfahrung im Vorstands- oder Geschäftsführungssekretariat
- Absolute Diskretion und Loyalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
- Ein sicheres, verbindliches Auftreten gegenüber Geschäftsführern, Gesellschaftern und Führungskräften, auch wenn es darum geht, klar „Nein” zu sagen oder Zusagen konsequent einzufordern
- Eine strukturierte, sorgfältige und vorausschauende Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams)
- Stilsichere Korrespondenz in Deutsch, gute Englischkenntnisse; Niederländischkenntnisse sind aufgrund unserer Standorte in den Niederlanden von Vorteil
Warum wir?
- Eine langfristig angelegte Vertrauensposition mit Verantwortung ab dem ersten Tag und direkter Zusammenarbeit mit dem CEO
- Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neu geschaffenen CEO Office
- Kurze Entscheidungswege in einer wachsenden Unternehmensgruppe
- Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich gesunden Unternehmen
- 30 Tage Urlaub und Urlaubsgeld
- Flexible Arbeitszeitgestaltung
- Eine strukturierte Einarbeitung und moderne Arbeitsmittel
Kontaktinformationen
Bei Fragen hilft Dir gerne Katharina unter der +49 152 51544077 bzw. bewerbung@koopwasserbau.de weiter!