Coordinateur.trice des Services Generaux (H/F)

Coordinateur / Coordinatrice services généraux

Fondé en 1846, ZEISS est un leader mondial des technologies optiques et optoélectroniques. Présent dans plus de 50 pays et fort de plus de 46 000 collaborateurs à travers le monde, le groupe développe des solutions innovantes au service de la science, de l'industrie et de la santé.

En France, ZEISS rassemble plus de 1 000 collaborateurs qui allient une expertise internationale à un impact local, contribuant à façonner l'avenir grâce à des technologies de pointe et à des projets innovants.

Filiale du groupe, la société France Chirurgie Instrumentation S.A.S. (FCI) conçoit, fabrique et commercialise des dispositifs médicaux ophtalmologiques distribués dans plus de 80 pays à travers le monde. Implantée en France à Paris et Besançon où près de 90 collaborateurs travaillent quotidiennement au service du progrès technologique. FCI dispose également d’une unité de production sur l’Ile Maurice, ainsi que d’une filiale de distribution à Boston. En croissance régulière depuis plusieurs années, l’entreprise est en recherche permanente de nouveaux talents, qui apprécieront de travailler dans un environnement international sur des missions à forte valeur ajoutée.

Afin de soutenir le développement de ses activités, FCI recherche un(e) Coordinateur / Coordinatrice services généraux– F/H en contrat CDI, basé(e) à Besançon, 25 000.

 

Votre rôle

Rattaché(e) à la Directrice des Services Généraux au sein d’une équipe de 3 personnes, votre rôle consistera à contribuer au bon fonctionnement du site en coordonnant les activités de services généraux avec les équipes internes et les prestataires.

Dans un environnement dynamique et innovant, vous accompagnez la croissance et les transformations de l’entreprise. Vous prenez en charge les demandes internes selon les priorités définies par votre hiérarchie

Vos principales missions seront les suivantes :

 

• Coordonner les interventions et le suivi des prestataires de services généraux : rechercher des prestataires, demander les devis, structurer la phase de validation des offres, organiser leur accueil et leurs interventions et assurer leur suivi administratif et légal, en lien avec les équipes internes.
• Définir le plan de maintenance préventive et curative en collaboration avec le technicien Facility Management et coordonner les interventions sur les bâtiments et les installations, de la planification à la réalisation.
• Organiser la gestion des déchets et la lutte contre les nuisibles : planifier et suivre les prestations, analyser les résultats du Pest Control et mettre en place les actions correctives nécessaires selon les procédures applicables.
• Assurer le support administratif et logistique aux équipes : prendre en charge les demandes internes selon les priorités définies, organiser les déplacements internationaux et contribuer à l’organisation logistique des formations, en collaboration avec l’Assistante Central Services et les RH.
• Assurer l’interface avec la comptabilité et contribuer au suivi budgétaire : contrôler et suivre les factures, relancer les fournisseurs et traiter les litiges simples, effectuer la revue des notes de frais en binôme avec l’Assistante Central Services, suivre le budget du site sous la supervision de la Directrice Central Services et préparer les indicateurs de votre périmètre.
• Garantir la traçabilité des contrats et piloter l’archivage : enregistrer les contrats de l’entreprise et organiser les campagnes d’archivage dans le respect des procédures.
• Animer la vie du site : faire vivre et dynamiser le site en organisant les plénières et les événements internes, concevoir et diffuser les communications locales (infos flash, newsletter, communication d’entreprise), tenir à jour les informations générales et le livret d’accueil, et assurer l’accueil des visiteurs.
• Participer à l’amélioration continue des services généraux : contribuer à la rédaction des procédures et instructions de travail, les appliquer et les faire appliquer au quotidien.

Votre profil 

• Formation : vous êtes titulaire d’un bac + 2/3, notamment d’un BTS Gestion de la PME (GPME) ou d’un BTS Support à l’action managériale (SAM).
• Expérience attendue : une expérience de trois ans dans un poste similaire est souhaitée, associant coordination de services généraux, suivi de prestataires et support administratif et logistique aux équipes.

Ce que nous recherchons

Compétences techniques

• Savoir comparer des offres, planifier et suivre les interventions des prestataires.
• Disposer de bases en comptabilité pour contrôler les factures et les notes de frais, suivre un budget et préparer des indicateurs ; savoir assurer la traçabilité des contrats et organiser l’archivage.
• Rédiger des communications internes claires, avec une bonne maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe,
• Organiser des événements, des déplacements et la logistique des formations.
• Appliquer, rédiger et faire évoluer des procédures.

Qualités personnelles

• Sens du service, écoute et diplomatie : comprendre les besoins des équipes, accueillir les visiteurs et entretenir des échanges constructifs avec les prestataires et les interlocuteurs internes.
• Rigueur et organisation : planifier les activités, gérer les priorités définies et assurer un suivi fiable des dossiers, dans le respect des procédures et de la confidentialité.
• Anticipation, réactivité et capacité d’analyse : identifier les besoins, faire face aux imprévus et proposer des solutions adaptées ainsi que des améliorations concrètes.
• Polyvalence, esprit d’équipe et aisance relationnelle : collaborer avec des interlocuteurs variés, transmettre clairement les informations et contribuer activement à la dynamique de la vie du site

Langues et outils

• La maitrise de l’anglais est un plus
• Outils informatiques : maitrise de la Suite Office.

Ce que nous vous offrons

Rejoindre FCI, c’est intégrer un groupe international de référence, où innovation, expertise et esprit d’équipe se conjuguent au quotidien pour offrir à chacun de réelles opportunités d’apprentissage, de développement et d’évolution professionnelle.

Dès votre arrivée chez FCI, vous bénéficierez d’un package d’avantages attractif comprenant :

• Rémunération fixe + variable
• Des jours RTT selon l'organisation du temps de travail et les modalités applicables au poste
• Mutuelle d’entreprise avantageuse
• Tickets restaurant d'une valeur faciale de 8€ pris en charge à 60 % par l'employeur
• Participation aux résultats annuels de l'entreprise selon la législation en vigueur
• Avantages CSE (chèques vacances, chèques Noël et réduction de tickets de cinéma, etc.)
• Parcours d'intégration personnalisé pour découvrir nos métiers, nos équipes et favoriser une prise de poste réussie
• Accès à de nombreuses formations et à LinkedIn Learning.

Date d’entrée souhaitée : dès que possible, tout en restant flexible pour s’adapter à votre disponibilité.

Rejoindre FCI, c’est contribuer au développement de dispositifs médicaux alliant qualité et innovation pour répondre aux besoins des chirurgiens et accompagner la prise en charge des patients.

FCI, entreprise du groupe ZEISS, s'engage en faveur de la diversité et de l'inclusion. Toutes nos offres sont ouvertes aux personnes en situation de handicap et nous étudions chaque candidature sur la base des compétences et du potentiel.

Your ZEISS Recruiting Team:

Jade Reymond, Nadège Picoulet