Finance & Administrative Associate, Seoul

Overview

직책: 재무·행정 담당자 (Finance & Administrative Associate)부서: Operations보고 대상: Country Operations Director근무지: 서울 | 하이브리드 근무근무 형태: 정규직

RFA 소개

Radio Free Asia(RFA)는 미국 워싱턴 D.C.에 본부를 두고, 타이베이, 방콕, 서울에 편집 및 운영 지국을 운영하는 민간 비영리 501(c)(3) 미디어 기관입니다. 미국 글로벌미디어국(USAGM)의 지원을 받고 있으며, 편집권의 완전한 독립성을 유지하고 있습니다.

RFA의 사명은 언론의 자유가 보장되지 않는 지역의 사람들에게 정확하고 검열되지 않은 뉴스와 정보를 제공하는 것입니다. 현재 중국어(표준어 및 광둥어), 티베트어, 위구르어, 버마어, 베트남어, 라오어, 크메르어, 한국어 등 9개 언어와 방언으로 콘텐츠를 제공하고 있으며 단파방송, 위성방송, 인터넷 등을 통해 중국, 북한, 베트남, 미얀마, 캄보디아, 라오스 및 그 밖의 지역의 이용자들에게 뉴스를 전달하고 있습니다.

RFA의 기자들은 세계에서 가장 어려운 언론 환경 중 일부에서 활동하며, 때로는 상당한 개인적 위험을 감수하면서 취재합니다. 이들은 자유롭고 정확한 정보에 접근하기 어려운 수백만 명의 사람들에게 신뢰할 수 있고 시의성 있는 뉴스를 제공하며 중요한 정보 공백을 메우고 있습니다. 이러한 사명은 RFA의 업무 방식과 인재 채용 전반에 중요한 기준이 됩니다.

Job Title: Finance & Administrative Associate

Department: Operations

Reports To: Country Operations Director

Location: Seoul, South Korea | Hybrid

Schedule: Full-Time

Who We Are

Radio Free Asia (RFA) is a private, nonprofit 501(c)(3) media organization headquartered in Washington, D.C., with editorial and operational bureaus in Taipei, Bangkok, and Seoul. A congressionally funded grantee of the U.S. Agency for Global Media (USAGM), RFA operates with full editorial independence.

Our mission is to provide accurate, uncensored news and information to people living in countries where a free press does not exist. We broadcast in nine languages and dialects — Mandarin, Cantonese, Tibetan, Uyghur, Burmese, Vietnamese, Lao, Khmer, and Korean — reaching audiences across China, North Korea, Vietnam, Burma, Cambodia, Laos and beyond via shortwave, satellite, and the internet. Our journalists work in some of the world’s most difficult media environments, often at considerable personal risk, filling a critical gap in access to truthful, timely news for millions of people who would otherwise have very little of it. That reality shapes everything about how we work and who we hire to lead this organization.

Job Summary

The Finance & Administrative Associate is an essential support role for the country office's day-to-day operations, responsible for financial administration, attendance records, procurement coordination, and general office administrative matters, ensuring the office runs smoothly and in an orderly manner every day.

This position works within a multinational media organization, collaborating with colleagues from diverse cultural backgrounds and maintaining regular contact with regional and headquarters teams. Reporting to the Country Operations Director, this position works closely with the HR Specialist or Associate, Finance, and IT as needed. Responsibilities cover daily bookkeeping, expense reimbursements, voucher preparation, payment processing, attendance records, and procurement administration, with all financial transactions executed in accordance with company authorization procedures.

This role is well suited for someone with a minimum of 2 years of relevant experience who is detail-oriented, self-motivated, and enjoys working in a multicultural environment.

Responsibilities

직무 개요

Finance & Administrative Associate는 서울 지국의 원활한 일상 운영을 지원하는 핵심 실무 직무입니다. 재무 행정, 근태 관리, 구매 및 조달 관련 업무, 일반 사무 행정 등을 담당하며 지국이 체계적이고 안정적으로 운영될 수 있도록 지원합니다.

이 직책은 다국적 미디어 조직 안에서 다양한 문화적 배경을 가진 동료들과 협업하며, 아시아 지역 및 워싱턴 D.C. 본사 팀과 정기적으로 소통합니다.

Country Operations Director에게 보고하며, 필요에 따라 HR, Finance, IT 등 관련 부서와 긴밀히 협력합니다.

주요 업무에는 일상적인 회계 및 재무 행정, 경비 정산, 전표 작성, 지급 처리, 근태 기록 관리, 구매 및 조달 관련 행정 업무 등이 포함됩니다. 모든 재무 거래와 행정 절차는 회사의 승인 체계와 내부 규정에 따라 처리됩니다.

이런 분을 찾습니다

관련 분야에서 최소 2년 이상의 실무 경험을 보유하고 있으며, 정확성과 세부사항을 중요하게 생각하는 분을 찾습니다.

맡은 업무를 주도적으로 관리할 수 있고, 여러 부서와 원활하게 협업하며, 다양한 문화적 배경을 가진 동료들과 함께 일하는 환경을 즐기는 분에게 적합한 포지션입니다.

주요 업무

재무 행정 및 지급 업무

• 회사 정책과 승인 절차에 따라 기본적인 재무 행정 업무를 수행합니다. 일상적인 회계 처리, 소액현금 관리, 경비 정산, 지급 관련 서류 및 전표 작성 등이 포함됩니다. 모든 지급은 Country Operations Director의 승인 또는 회사의 정해진 승인 절차에 따라 처리합니다.
• 영수증, 전표, 지급 기록, 소액현금 장부 및 관련 자료를 체계적으로 관리하여 기록이 누락 없이 유지되고 감사에 대비할 수 있도록 합니다.
• 은행 거래 내역, 소액 현금 잔액, 경비 및 환급 내역 등 정기적인 재무 보고 및 대사 자료를 준비합니다.
• 필요에 따라 본사 Finance팀과 외부 회계사 또는 감사인에게 관련 자료와 보고서를 제공합니다.

근태 관리 및 HR 행정 지원

• 직원의 출퇴근, 휴가 및 근로시간 기록을 정해진 일정에 맞춰 수집하고 관리합니다. 정기적인 근태 보고서를 작성하고, 타임시트 제출 전에 관리자 승인이 완료되었는지 확인합니다.
• 근태 및 관련 기록을 회사 정책, 노동관계 법령 및 내부 체크리스트에 따라 확인하고, 이상 사항이나 확인이 필요한 부분이 있을 경우 보고합니다. 최종적인 규정 준수 판단은 Country Operations Director 또는 현지 HR Specialist가 담당합니다.
• HR 검토가 완료된 근태 및 관련 자료를 급여 계산을 위한 기초자료로 Finance팀에 제공합니다.
• 근태 및 휴가 관리 시스템 운영을 지원합니다. 직원 정보 업로드, Country Operations Director 또는 현지 HR Specialist가 확정한 기준에 따른 시스템 설정 지원, 테스트, 사용자 지원 및 시스템 업체와의 커뮤니케이션 등이 포함됩니다. 관련 운영 기준은 현지 법규 준수를 위해 Regional HR의 검토를 받을 수 있습니다.
• 신규 입사, 재직 중 인사 변경 및 퇴사 절차와 관련하여 HR 문서와 양식을 준비하고, 기록을 관리하며, 필요한 절차가 원활히 진행되도록 지원합니다.
• 수습기간 종료일, 근로계약 갱신일, 취업허가 및 비자 만료일 등 주요 HR 일정을 관리하고, 필요한 조치가 적시에 이루어질 수 있도록 Country Operations Director와 HR에 사전 안내합니다.
• 인터뷰, 오리엔테이션 및 교육 일정을 조율하고, 필수 교육의 이수 여부를 관리합니다.
• 각종 행사와 회의, 본사 및 지역 사무소 직원의 방문과 관련된 실무를 지원합니다. 출장, 숙박, 교통 및 일정 조율 등이 포함됩니다.

사무실 운영, 구매 및 시설 관리 지원

• 우편 및 택배, 문서 전달, 회의 지원, 출입카드 및 열쇠 관리, 방문객 응대 등 일상적인 사무실 운영 업무를 담당합니다.
• 사무용품과 비품의 재고를 관리하고, 내부 절차에 따라 필요한 물품을 적시에 보충합니다.
• 일반적인 구매 및 장비 요청, 물품 수령 확인 및 구매 관련 기록 관리를 지원합니다. 필요 시 견적을 수집하여 관리자 승인을 받을 수 있도록 준비합니다.
• 가구, IT 장비 및 고정자산 등을 포함한 자산대장을 관리합니다. 자산 라벨 부착 및 정기적인 실물 확인을 실시하고 관련 부서와 결과를 공유합니다.
• 시설 유지보수 및 수리와 관련하여 건물 관리사무소 및 외부 업체와 협력합니다. 요청사항을 기록하고, 진행 상황을 확인하며, 작업 완료 여부를 점검합니다.
• 소방안전 장비, 응급처치 물품 및 비상연락망이 최신 상태로 유지되도록 관리하고, 필요 시 비상훈련 준비를 지원합니다.
• 청소, 보안, 팬트리 운영 등 정기적인 서비스 계약과 관련하여 Country Operations Director를 지원합니다. 일정, 청구서 및 계약 갱신 시점을 관리하고, 업체 연락처와 계약 관련 문서를 체계적으로 보관합니다.
• 사무실 이전, 리노베이션 또는 공간 재배치가 있을 경우 체크리스트 관리, 업체 조율 및 일정 추적 등 실무를 지원합니다.
• 장비 및 기타 행정적 지원이 필요한 경우 IT 및 관련 부서와 협업합니다.

문서, 등록 및 대외 업무 지원

• 임대차 관련 기록, 각종 등록 서류 및 정부기관 관련 문서를 체계적으로 관리하여 갱신 및 공식 신고에 필요한 자료가 빠짐없이 유지되도록 합니다.
• 각종 등록, 갱신 및 신고에 필요한 서류를 준비하고 진행 상황을 관리하며, 필요한 경우 관리자 승인 절차를 거칩니다.
• 주요 문서 및 허가의 유효기간과 만료일을 관리하고, 후속 조치가 필요한 경우 Country Operations Director에게 사전에 안내합니다.
• 타이베이 및 서울 지국의 언론사 등록 또는 기자증 신청·갱신 업무를 지원하며, Director의 지시에 따라 관련 정부기관과 필요한 업무를 조율합니다.

업무 절차 준수, 기록 관리 및 협업

• 회사의 정책과 절차, 상사의 업무 지침에 따라 업무를 수행합니다. 이상 사항, 불분명한 사안 또는 담당 범위를 벗어나는 업무가 발생할 경우 Country Operations Director에게 신속히 보고하고 확인을 받습니다.
• 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있도록 기록과 파일을 체계적으로 관리하고, 업무 연속성과 감사 대응이 가능하도록 합니다.
• Country Operations Director, 현지 HR Specialist, Regional HR, Finance, IT 및 기타 관련 부서와 긴밀히 협력합니다.
• 그 밖에 직무와 관련하여 부여되는 업무를 수행합니다.

Key Responsibilities

Financial Administration and Payment Processing

• Perform routine finance administration per company policies and authorization requirements: basic bookkeeping, petty cash, expense reimbursements, payment documents, and vouchers. Payments are executed only after approval by the Country Operations Director or per company authorization procedures.

• Maintain receipts, vouchers, payment records, petty cash logs, and related files so records are complete and audit-ready.

• Prepare routine reports and reconciliation materials (bank records, petty cash balances, expenses, reimbursements).

• Provide records and reports to HQ Finance and external accountants or auditors as needed.

Attendance Records and HR Administrative Support

• Collect and maintain attendance, leave, and working-hours records on time. Produce regular reports and confirm manager sign-off on timesheets before submission.

• Screen records against company policy, labor law, and checklists, flagging irregularities for review. Final compliance decisions rest with the Country Operations Director or local HR Specialist.

• Provide HR-reviewed records to Finance as input for payroll calculation.

• Support the attendance and leave management system: upload employee data, assist with configuration based on rules confirmed by the Country Operations Director (or local HR Specialist), test, assist users, and liaise with the vendor. Rules are subject to Regional HR review for local compliance.

• Support onboarding, employee changes, and offboarding by preparing HR documents and forms, maintaining records, and coordinating steps.

• Track probation end dates, contract renewals, work permit/visa expirations, and other HR deadlines, reminding the Country Operations Director and HR in advance.

• Schedule interviews, orientations, and training, and track training completion.

• Support logistics for events, meetings, and visiting HQ/regional staff (travel, accommodation, transport, schedules).

Office Administration, Procurement, and Facilities Support

• Handle daily office operations: mail and courier, document routing, meeting support, access cards, keys, and visitors.

• Maintain office supplies and stationery, and arrange replenishment per procedures.

• Support routine purchasing, equipment requests, receiving confirmation, and procurement records. Gather quotes for managerial approval.

• Maintain the asset register (furniture, IT equipment, fixed assets), including tagging and periodic counts shared with relevant parties.

• Coordinate with building management and vendors on maintenance and repairs: log requests, follow up, and confirm completion.

• Keep fire safety equipment, first-aid supplies, and emergency contact lists current, and help organize drills.

• Assist the Country Operations Director with recurring service contracts (cleaning, security, pantry), tracking schedules, invoices, and renewals. Keep vendor contacts and agreements organized.

• Assist with office relocation, renovation, or reconfiguration through checklists, vendor coordination, and timeline tracking.

• Coordinate with IT and other support functions on equipment and administrative needs.

Documentation, Registration, and External Coordination

• Maintain lease records, registration documents, and government files, keeping them complete for renewals and official filings.

• Prepare and track documents for registrations, renewals, and filings, routing them for managerial approval.

• Track expiration dates for key documents and permits, and remind the Country Operations Director of required follow-ups.

• Assist with press credential applications and renewals for the Taipei / Seoul office, liaising with government authorities under the Director's direction.

Process Execution, Records Management, and Coordination

• Follow company policies, procedures, and supervisor direction. Promptly escalate irregular, unclear, or out-of-scope matters to the Country Operations Director.

• Maintain systematic filing for easy retrieval, operational continuity, and audit readiness.

• Work closely with the Country Operations Director, local HR Specialist, Regional HR, Finance, IT, and other stakeholders.

• Perform other related duties as assigned.

Qualifications

필수 자격요건

• 경영학, 회계학, 재무, 사무행정 또는 관련 분야의 학사학위를 보유한 분. 또는 이에 상응하는 관련 실무경력을 보유한 분.
• 행정, 재무 행정, 회계 지원 또는 관련 업무 분야에서 최소 2년 이상의 정규 유급 실무경력을 보유한 분. 인턴십 및 파트타임 경력은 해당 경력 요건에 포함되지 않습니다.
• 다음 업무 중 최소 2개 분야에서 직접적인 실무경험을 보유한 분:
  • 은행 계좌 관련 서류 처리 또는 은행과의 업무 연락
  • 직원 또는 거래업체 비용 정산 및 환급 처리
  • 계정 대사(reconciliation)를 위한 증빙자료 및 관련 서류 준비
  • 구매 주문서(PO) 또는 업체 계약 관련 행정 업무
• 5명 이상의 직원으로 구성된 조직 또는 팀의 근태·휴가 기록을 직접 관리하고, 월별 또는 격주 단위로 반복하여 급여 처리를 위한 관련 자료를 작성해 Finance 또는 HR 시스템에 제출한 경험이 있는 분.
• 해외 사무소, 지사 또는 원격 사무소 가운데 최소 1곳을 정기적으로 직접 지원한 경험이 있는 분. 단순한 간헐적 연락이 아니라, 서로 다른 시간대 또는 관할지역 간의 일상적인 행정 업무를 지속적으로 조율한 경험이 필요합니다.
• Microsoft Office 활용 능력이 뛰어난 분. 특히 Excel, Word 및 Outlook을 능숙하게 사용할 수 있어야 합니다.
• 한국어와 영어를 모두 업무에 활용할 수 있으며, 두 언어로 기본적인 서면 및 구두 커뮤니케이션이 가능한 분.
• 세부사항을 꼼꼼히 확인하고 기록을 체계적으로 관리할 수 있으며, 재무·인사·사무실 운영과 관련된 민감한 정보를 높은 수준의 기밀성과 직업윤리를 바탕으로 다룰 수 있는 분.

우대사항

• 3개국 이상에서 사업 또는 활동을 운영하는 미디어 기관, NGO, 국제기구 또는 다국적 기업에서 위 필수 자격요건에 해당하는 업무를 최소 1년 이상 수행한 경험이 있는 분.
• 다음 업무 가운데 최소 2개를 직접 수행하거나 진행 상황을 관리한 경험이 있는 분:
  • 정부기관 등록 또는 인허가 갱신
  • 사무실 임대차 계약 체결 또는 갱신
  • 외부 규제기관 또는 법정 신고·제출 업무
  • 공증 업무

핵심 역량

정확성 및 신뢰성 (Accuracy & Reliability)세부사항을 꼼꼼하게 확인하고 업무를 철저히 수행하며, 다른 구성원들이 신뢰하고 활용할 수 있도록 기록과 자료를 정확하고 체계적으로 관리합니다.

서비스 마인드 (Service Mindset)동료의 요청에 신속하고 친절하게 대응하며, 팀의 업무와 사무실 운영이 원활하게 이루어질 수 있도록 지원하는 데 보람을 느낍니다.

적응력 (Adaptability)여러 업무와 변화하는 우선순위를 동시에 관리하면서도 침착하게 대응하고, 정해진 기한을 놓치지 않습니다.

정직성과 책임감 (Integrity)민감한 재무 및 인사 정보를 신중하고 책임감 있게 다루며, 스스로 판단해 처리할 업무와 상급자에게 보고하거나 확인받아야 할 사안을 적절히 구분합니다.

근무 형태 및 업무 환경

본 포지션은 하이브리드 근무로 운영되며, 주 3일은 사무실 근무, 주 2일은 원격근무를 기본으로 합니다.

업무의 대부분은 사무실 장비를 사용하여 책상에서 수행하는 일반적인 사무 업무이며, 필요에 따라 최대 약 7kg의 물품을 들어 옮기는 업무가 발생할 수 있습니다.

본 직책은 회사의 취업비자 또는 기타 취업자격 스폰서십 지원 대상이 아닙니다. 지원자는 지원 시점에 대한민국에서 합법적으로 근무할 수 있는 유효한 취업자격을 이미 보유하고 있어야 합니다.

Required Qualifications

• Bachelor's degree in business administration, accounting, finance, office administration, or a related field; or equivalent relevant work experience.
• Minimum of 2 years of full-time, paid experience in administration, financial administration, accounting support, or a related role; internship and part-time experience do not count toward this requirement.
• Hands-on experience with at least 2 of the following: (a) bank account documentation or liaison, (b) employee or vendor reimbursement processing, (c) reconciliation support packages, (d) purchase order or vendor contract administration.
• Demonstrated experience maintaining attendance or leave records for a team of at least 5 staff, and preparing payroll supporting documents submitted to a finance or HR system on a recurring monthly or bi-weekly cycle.
• Demonstrated experience directly supporting at least one overseas, branch, or remote office through routine administrative coordination across time zones or jurisdictions — not limited to occasional communication.
• Proficiency in Microsoft Office, especially Excel, Word, and Outlook.
• Strong proficiency in Korean and English, with the ability to handle basic written and verbal communication in both languages.
• Strong attention to detail and effective records management; ability to handle sensitive financial, personnel, and office information with confidentiality and professional integrity.

Preferred Qualifications

• At least 1 year of qualifying experience in a media organization, NGO, international organization, or multinational company operating across 3 or more countries.
• Direct, hands-on experience completing or tracking at least 2 of the following: government registration or licensing renewals, office lease execution or renewal, external regulatory or statutory submissions, and notarization.

Competencies

• Accuracy & Reliability: Detail-oriented and thorough; maintains clean, organized records that others can depend on.
• Service Mindset: Responsive and helpful; takes satisfaction in making things run smoothly for the team.
• Adaptability: Handles multiple tasks and shifting priorities without losing composure or missing deadlines.
• Integrity: Manages sensitive financial and personnel information with discretion; knows when to act independently and when to escalate.

Physical Requirements / Working Conditions

This position is hybrid, with three days in-office and two days remote weekly. Work is sedentary, performed at a desk using standard office equipment, with occasional lifting up to 7 KG.

This position is ineligible for sponsorship by the company for any work authorization, applicant must possess existing work authorization to be considered for the position.