Office Manager & HR Coordinator

 

Office Manager & People Experience (HR) Coordinator (Brussel) 

Ben jij iemand die energie krijgt van regelen, organiseren én mensen verder helpen? Vind je het leuk om het kloppend hart van een kantoor te zijn én tegelijkertijd een belangrijke rol te spelen binnen People Experience? Dan zijn wij op zoek naar jou. 

Voor ons kantoor in Brussel zoeken we een Office Manager & People Experience Coordinator. In deze veelzijdige rol combineer je officemanagement met de operationele uitvoering van onze People Experience activiteiten in België. 

Je werkt vanuit ons moderne kantoor op de bruisende site van Tour & Taxis in Brussel, waar ongeveer 20 collega's dagelijks samenwerken aan de groei van onze artiesten en ons bedrijf. 

Je zorgt ervoor dat ons kantoor een fijne plek is om te werken, maar bent ook een vertrouwde gesprekspartner voor collega's op de vloer. Medewerkers weten jou te vinden voor praktische vragen, advies en ondersteuning. Door jouw betrokkenheid, organisatietalent en oog voor detail loopt alles achter de schermen soepel en voelen mensen zich welkom, ondersteund en verbonden met de organisatie. 

Wat ga je doen? 

People Experience 

Als People Experience Coordinator ondersteun je de Head of People Experience Benelux bij de dagelijkse uitvoering van HR-processen en draag je bij aan een positieve employee experience. 

Je houdt je onder andere bezig met: 

• Het ondersteunen van de volledige employee lifecycle, van onboarding tot offboarding. 

• Voorbereiden en verwerken van payroll-gerelateerde administratie. 

• Opstellen van arbeidsovereenkomsten, addenda, freelanceovereenkomsten en andere personeelsdocumenten. 

• Coördineren van onboardingtrajecten voor nieuwe medewerkers. 

• Beheer van employee benefits zoals maaltijdcheques, verzekeringen, telefoonabonnementen, mobiliteits- en vervoersregelingen. 

• Beheer van het Belgische wagenpark, waaronder contact met leasingmaatschappijen, opvolging van leveringen en inleveringen, verzekeringen, laadkaarten, boetes en schadegevallen. 

• Verlof- en personeelsadministratie. 

• Ondersteuning bij recruitment, waaronder het plannen van sollicitatiegesprekken en het publiceren van vacatures. 

• Organiseren van trainingen, workshops, teamactiviteiten en welzijnsinitiatieven. 

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor medewerkers bij vragen over People Experience-processen, arbeidsvoorwaarden en beleid. 

• Signaleren van wat er speelt binnen het team en bijdragen aan initiatieven die onze cultuur en medewerkerstevredenheid versterken. 

• Ondersteunen bij preventie-, welzijns- en veiligheidsinitiatieven op kantoor. 

Office Management 

Daarnaast zorg je ervoor dat ons kantoor elke dag optimaal functioneert. 

Je bent verantwoordelijk voor: 

• Het ontvangen van gasten en bezoekers en zorgen voor een warm welkom. 

• Het creëren van een prettige kantooromgeving waarin collega's graag werken. 

• Het beheren van kantoorvoorraden, keuken- en barfaciliteiten. 

• Contact onderhouden met leveranciers zoals schoonmaak, beveiliging, catering, bloemen en gebouwbeheer. 

• Het verwerken van inkomende en uitgaande post, pakketten en koerierszendingen. 

• Het coördineren van facilitaire zaken zoals onderhoudsinterventies, technische problemen en audiovisuele voorzieningen. 

• Het verwerken van facturen, PO's en administratieve werkzaamheden rondom kantoorbeheer. 

• Het beheren van de algemene mailbox en telefoonlijn. 

• Het boeken van reizen en hotels voor collega's. <