Procurement Assistant

BUT DU POSTE :

Sous la supervision directe du Senior Procurement Officer ou de son remplaçant, l’Assistant Procurement appuie la mise en œuvre des activités d’approvisionnement et de sourcing afin d'assurer un traitement rapide, conforme et efficace des demandes d'achats. Il contribue à l’identification des fournisseurs, à la préparation des dossiers d’achats, au suivi des commandes ainsi qu’à la gestion documentaire des processus Procurement dans le respect des procédures de Save the Children et des exigences des bailleurs.

ETENDUE DU POSTE :

Reporte au : Senior Procurement Officer

Direct : Aucune

Employés devant reporter à cette position : …….

Indirect : N/A

Responsabilités Budgétaires : N/A

Dimensions du rôle : Le poste travaille en étroite collaboration avec les équipes Programmes, Finance, Logistique, Magasin et les fournisseurs afin d'assurer la fluidité du processus d'approvisionnement et la disponibilité des biens et services nécessaires aux opérations.

PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITE :

1. Appui au processus d'achat

• Réceptionner et vérifier la complétude des demandes d'achat (PR) avant leur traitement.,
• Assister le Procurement Officer dans la préparation des dossiers d'approvisionnement,
• Effectuer les demandes de cotations auprès des fournisseurs présélectionnés,
• Assurer le suivi des réponses des fournisseurs et relancer au besoin,
• Participer à la compilation des offres reçues.
• Préparer les documents administratifs liés aux achats suivant les procédures établies,
• Assurer l'impression, la numérotation et le classement des documents d'achat.

1. Suivi des commandes

• Assurer le suivi quotidien des bons de commande émis.
• Maintenir une communication régulière avec les fournisseurs concernant les délais de livraison.
• Informer le Procurement Officer de tout retard ou risque pouvant affecter les opérations.
• Assurer la transmission des informations aux équipes concernées sur le statut des commandes.

1. Gestion documentaire et archivage

• Constituer les dossiers d'achat physiques et électroniques.
• Vérifier la présence de tous les documents obligatoires avant archivage.
• Assurer l'archivage conformément aux standards SCI et aux exigences des bailleurs.
• Préparer et mettre à disposition les dossiers lors des audits internes et externes.

1. Gestion des bases de données et tracking

• Mettre à jour quotidiennement le Procurement Tracker.
• Saisir et maintenir les données relatives aux fournisseurs, commandes et contrats.
• Produire les rapports de suivi demandés par le Procurement Officer.
• Contribuer à l'amélioration de la qualité des données Supply Chain.

1. Gestion des fournisseurs

• Maintenir à jour les coordonnées et informations administratives des fournisseurs.
• Participer aux activités de présélection des fournisseurs.
• Assister dans l'organisation des réunions de fournisseurs lorsque requis.
• Contribuer à la collecte des informations pour les évaluations de performance fournisseurs.

1. Conformité et contrôle interne

• Respecter les procédures d'achat de Save the Children.
• Veiller à la confidentialité des informations liées aux achats.
• Signaler immédiatement toute irrégularité ou suspicion de fraude à son superviseur.
• S'assurer que les dossiers sont complets et conformes avant leur validation.

1. Support administratif

• Assurer le suivi administratif des factures fournisseurs avant transmission au département Finance.
• Classer et suivre les documents contractuels.
• Organiser les réunions liées aux achats lorsque nécessaire.
• Appuyer toute autre activité Supply Chain demandée par le Procurement Officer.

Interfaces internes/externes

• Interne : Procurement Officer Buying, Finance, Programmes, Logistique et magasins, Administration
• Externe : Fournisseurs, Prestataires de Services et Partenaires opérationnels.

Archivage & Tracking

• Assister à la complétude de tous ses dossiers d’achat
• Assister à la Préparation des documents afin de permettre l’audit interne des dossiers d’achat

QUALIFICATIONS

Être titulaire au minimum d’un Diplôme d’État ; un diplôme de niveau Bac+3 en sciences économiques et de Gestion, Approvisionnement, Logistique, Administration ou domaine connexe constitue un atout.

EXPERIENCE ET COMPETENCES

Essentielles

• Justifier d’au moins 1 à 2 ans d’expérience pertinente en gestion des achats, ou logistique (1 an pour les titulaires d’un Bac+3 et 2 ans pour les titulaires d’un Diplôme d’État). Une expérience de stage professionnel d’une durée minimale de 12 mois dans un domaine pertinent au sein d’une ONG sera également prise en compte.
• Bonne connaissance des principes et procédures de gestion des stocks et de l’entreposage.
• Être capable de travailler sous pression
• Connaissance théorique de la chaine d’approvisionnement
• Capacité à apprendre rapidement et à prioriser les tâches
• Maîtrise des outils informatiques de base (Word, Excel,) et d’Outlook
• Résistance au stress
• Excellente communication
• Rigueur et de bonne Moralité
• Apte à travailler dans des conditions particulièrement difficiles
• Avoir le sens des responsabilités et de l’organisation
• Être responsable et flexible
• Parler et écrire aisément le français et le swahili

Avantageuses

Connaissance de l’Anglais