Team Assistenz Sales/Marketing & Office Manager:in (m/w/d)

Das sind deine Aufgaben

Teamassistenz Sales & Marketing

• Event-Planung: Du planst und organisierst interne und externe Events.
• Reise- & Terminkoordination: Du organisierst Reisen, koordinierst Termine und nimmst eingehende Anrufe für Sales & Marketing zentral entgegen.
• Präsentationen & Angebote: Du erstellst und bereitest Präsentationen und Angebote visuell auf, mit ausgeprägtem Gespür für Gestaltung.
• CRM-Pflege: Du pflegst und aktualisierst Leads und Daten im CRM-System strukturiert.
• Werbemittel: Du unterstützt die kreative Gestaltung von Werbemitteln für ein stimmiges Erscheinungsbild und organisierst die Werbemittelbestellungen.

Office Management Standort Berlin

• Gesamtverantwortung: Du trägst die Verantwortung für einen professionellen, strukturierten und repräsentativen Büroalltag am Standort Berlin und sorgst für ein funktionierendes, serviceorientiertes Arbeitsumfeld für Mitarbeitende, Gäste und Kund:innen.
• Office-Organisation: Du steuerst die operativen Office-Themen wie Arbeitsplätze, Meetingräume, Infrastruktur, Dienstleister und Büroorganisation.
• Kostenmanagement: Du planst, kontrollierst und optimierst die Office-Kosten, z. B. für Büromaterial, Verpflegung, Dienstleistungen und Ausstattung.
• Hardware & IT: Du verantwortest das Hardwaremanagement und koordinierst organisatorische IT-Themen im Office-Alltag.
• On- & Offboarding: Du organisierst On- und Offboarding-Prozesse strukturiert in enger Zusammenarbeit mit HR und IT.
• Standortübergreifende Abstimmung: Du stimmst dich mit den Office Manager:innen der Standorte München, Innsbruck und Lissabon ab.

Das bringst du mit

• Ausbildung & Erfahrung: Du hast eine kaufmännische oder administrative Ausbildung oder vergleichbare Berufserfahrung in Teamassistenz, Administration oder Office Management.
• Organisationserfahrung: Du hast Erfahrung in der Organisation von Terminen, Reisen und Events.
• Microsoft 365 & CRM: Du beherrschst Microsoft 365, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams, sicher und hast erste Erfahrung mit CRM-Systemen.
• Sprache & Kommunikation: Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und kommunizierst serviceorientiert.
• Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert, selbstständig und zuverlässig, priorisierst gut und gehst vertraulich mit Informationen um.
• Kreativität & Design: Du hast ein kreatives Gespür und ein gutes Auge für Gestaltung, idealerweise mit Erfahrung in Canva.

Deine Ansprechpartnerin

Marina Schmidt, Senior Talent Acquisition Managerin

Dich erwartet bei uns:  

• Standorte im Herzen von München, Berlin, Lissabon & Innsbruck
• Eine unglaublich herzliche und warme Arbeitsatmosphäre sowie ein internationales und hochprofessionelles Team, das sich sehr auf dich freut
• Die Möglichkeit, mit verschiedenen KI-Tools zu arbeiten und gemeinsam mit uns neue Ideen und Lösungen zu entwickeln
• Eine klare Home Office Regelung (abgestimmt auf die Funktion)
• Flexible Arbeitszeiten mit einer Kernarbeitszeit von 10:00 – 16:00 Uhr und viel Freiraum für selbstständiges & eigenverantwortliches Arbeiten
• Dein eigenes Weiterbildungsbudget sowie interne Entwicklungsmöglichkeiten
• Eine Travel Industry Card mit zahlreichen Hotel- und sonstigen Reisevergünstigungen
• Einen Zuschuss zum Deutschlandticket von 46,55 € ODER Zuschuss zum Firmenfitnessangebot EGYM Wellpass
• Direkter Zugang zu einer Plattform mit Angeboten im Bereich Mental Health, um nachhaltig Wohlbefinden und Resilienz zu steigern
• Spannende Team-Events und gemeinsame "Nachtflüge"
• Außerdem ein strukturierter und auf dich abgestimmter Onboarding Prozess, regelmäßige Feedback Gespräche

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.   
 
Für Deine Bewerbung benötigen wir im ersten Schritt lediglich Deinen aussagekräftigen Lebenslauf. Ein Anschreiben ist nicht erforderlich.